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Hinweise zur elektronischen Kommunikation

Elektronische Kommunikation per E-Mail mit der Stadt Selm

Teilweise Zugangseröffnung nach § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz NW (VwVfG) und dem E- Governmentgesetz des Bundes.


Die elektronische Kommunikation mit der Stadt Selm richtet sich für den Bereich der Verwaltungsverfahren nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen so genannten "Zugang" eröffnet hat. Die Stadt Selm hat diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation teilweise eröffnet.

Grundsätzliche Hinweise

Die Kommunikation per Standard-E-Mail über das Internet ist generell unsicher! Dies gilt sowohl für die technische Übertragung als auch für die Vertraulichkeit der Inhalte. Unberechtigte Dritte können Kenntnis vom Inhalt von E-Mails nehmen und diese sogar manipulieren. Bei vertraulichen oder personenbezogenen Inhalten ist der Versand per Standard-E-Mail daher nicht zu empfehlen, soweit keine Techniken wie Verschlüsselung und/oder elektronische Signatur eingesetzt werden.

Es können per E-Mail zwar Dokumente begleitend zu Verwaltungsvorgängen an die Stadt Selm gesandt werden, aber in den meisten Fällen kann der Verwaltungsvorgang selbst nicht angestoßen werden, da die Unterschrift fehlt. Dazu ist eine qualifizierte elektronische Signatur notwendig, um die Rechtswirksamkeit gewährleisten zu können. Daher ist die Funktion des elektronischen Zugangs bei der Stadt Selm zurzeit nur eingeschränkt möglich.

Nachstehend wird die Art und Weise beschrieben, wie Sie mit der Stadt Selm elektronisch per E-Mail kommunizieren können. Beachten Sie dabei bitte, dass diese Hinweise nur für die Kommunikation mit der Stadt Selm gelten und nicht für Angebote von Dritten, auf die möglicherweise verwiesen wird (zum Beispiel andere Behörden).

Städtische E-Mail-Adressen

E-Mails können Sie direkt an die zuständige Dienststelle richten. Die E-Mail-Adressen finden Sie unter
"Rathaus & Bürgerthemen -> Virtuelles Rathaus-> Mitarbeiter". Sie können Ihr Anliegen aber auch an die zentrale E-Mail-Adresse der Stadt Selm info(at)stadtselm.de senden.

Elektronischer Zugang per DE-Mail

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie per DE-Mail Anfragen an die Verwaltung richten, Hinweise geben oder Dokumente zu einem Verwaltungsvorgang einreichen. In der Regel ist allerdings zum Initiieren eines Verwaltungsvorgangs – das rechtsgültige Antragstellen – eine händische Unterschrift auf dem Antrag in Papierform oder eine qualifizierte elektronische Signatur an dem elektronischen Antragsdokument erforderlich. Wenn Sie unsicher sind, was in Ihrem Fall gilt, wenden Sie sich an den/die zuständige(n) Sachbearbeiter/in.

Die DE-Mail Adresse der Stadt Selm lautet: info(at)stadtselm.de-mail.de

Wenn Sie eine DE-Mail an die Stadt Selm senden möchten, benötigen Sie eine eigene DE-Mail Adresse, die Sie bei z.B. t-online.de, gmx.de, web.de usw. beantragen können.

Zugelassene Dateiformate für Dateianhänge

Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Standard-Dateiformate, wie .pdf, .doc, docx .rtf, .xls, .xlsx, .odt, .odf, .jpg, .tif, werden ohne Probleme von unseren Systemen übernommen. Archive und komprimierte Dateien (.zip, .rar, .ace, .tar, etc.) sind ebenfalls möglich mit Ausnahme von passwortgeschützten Archiven, da diese keiner Prüfung auf Viren bzw. anderer schädlicher Inhalte unterzogen werden können.

Größenbeschränkung für E-Mails

Die Größe der annehmbaren E-Mails wird beschränkt auf 40 Megabyte. Bitte nutzen Sie Komprimierprogramme, um eventuell vorhandene Dateianhänge zu verkleinern, damit die Datenübertragung schnell und effizient verlaufen kann.

Rückmeldung bei E-Mails, die nicht hier verarbeitet werden können

Sämtliche eingehenden E-Mails werden auf Viren und Spam überprüft. E-Mails, die Computerviren enthalten, die gesperrte Dateiformate enthalten, die an einen ungültigen Adressaten gerichtet sind, die als unerwünschte Werbung ("SPAM") erkannt wurden oder die Maximalgröße von 40 Megabyte überschreiten, werden automatisch verworfen, der Absender wird darüber informiert.

Hilfe bei Fragen zur Zulässigkeit der elektronischen Zusendung

Sollten Sie nicht sicher sein, ob Ihr Anliegen auf elektronischem Wege zulässig oder verarbeitbar ist, setzen Sie sich bitte vorher mit dem zuständigen Sachbearbeiter oder bei technischen Fragen mit dem Bereich EDV in Verbindung. Die Rufnummern finden Sie unter "Rathaus & Bürgerthemen -> Virtuelles Rathaus-> Ämter".

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